Przejdź do treści
Wczytuję...

E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, dokumentem elektronicznym, który może zastępować fakturę tradycyjną - już od 2005 roku. Przy spełnieniu kilku wymogów może być uznawana jako dokument księgowy do rozliczenia podatku. Format elektroniczny może mieć nie tylko e-faktura, ale także e-faktura korygująca i duplikat. Jest to prosty sposób na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy. Ma też szereg innych zalet, o czym dowiesz się z tego tekstu.

Co musi zawierać?

Faktura elektroniczna zawiera wszystkie elementy, które posiada też faktura tradycyjna. Są to:

-data wystawienia i data sprzedaży oraz numer identyfikujący fakturę
-imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
-numer NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
-rodzaj (nazwa) i ilość usługi,
-cena jednostkowa netto i wartość sprzedaży netto,
-wartość całej usługi brutto, netto oraz kwota podatku,
-stawki podatku,
-kwotę należności ogółem oraz kwoty ewentualnych rabatów.

E-fakturę łatwo stworzyć za pomocą oprogramowania fakturującego. Przepisy nie określają w jakim formacie musi być e-faktura, ale najczęściej używany jest PDF lub XML. Dodatkowo faktura musi pełnić wymagania takie jak:

  • autentyczność pochodzenia – tożsamość wystawcy faktury musi być wiadoma, mamy mieć pewność co do tego kto ją wystawił
  • integralność treści –w fakturze nie mogą nastąpić żadne zmiany po wystawieniu, nie powinna budzić takich wątpliwości
  • czytelność – dane mają być zaprezentowane w sposób czytelny i łatwy w odbiorze.

Jakie korzyści daje e-faktura?

E-faktura ma wiele korzyści. Można ją obejrzeć w dowolnym momencie, jeżeli mamy dostęp do internetu oraz telefonu bądź komputera. Nie trzeba specjalnie jechać do biura, by sprawdzić coś w dokumentach. Jest też wygodna w przechowywaniu, można mieć ją na przykład w „chmurze”. Elektroniczna faktura jest wysyłana za pomocą internetu, więc dostajemy ją praktycznie od razu po wysłaniu przez sprzedawcę. W drugą stronę też działa to na korzyść sprzedającego, bo klient nie musi czekać aż dojdzie do niego list z fakturą tylko dostaje ją znacznie szybciej, nawet zaraz po zakupie – co może spowodować zadowolenie klienta i ponowne skorzystanie z naszych usług.

Przy wystawaniu e-faktur nie będą potrzebne ci rzeczy takie jak: papier, znaczki pocztowe, koperty, drukarki, tonery do drukarek – dzięki temu oszczędzisz przede wszystkim pieniądze, ale i czas.
E-fakturę wyślesz jednym kliknięciem bez chodzenia na pocztę, omija cię też adresowanie kopert i drukowanie dokumentów. Dodatkowo twoje działania będą ekologiczne, co bardzo ważne w dzisiejszych czasach. Ograniczysz zużycie papieru, a także zwiększysz żywotność urządzeń tj. drukarek oraz zmniejszysz zużycie benzyny, bo nie musisz nigdzie jeździć z związku z wysłaniem faktury. To podwójnie korzystna sytuacja.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Ustawa nie wskazuje jak dokładnie należy przechowywać e-faktury. Najłatwiejszą formą będzie magazynowanie ich w formie elektronicznej. Mogą być one trzymane np. na dysku twardym lub przenośnym. Warto pamiętać o zrobieniu kopi zapasowych, najlepiej sprawdzą się „chmury” online. Wtedy też każdy pracownik będzie miał do nich łatwy dostęp i w razie kontroli można będzie szybko je pokazać. Faktury, zarówno te elektroniczne jak i tradycyjne należy przechowywać 5 lat, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. E-faktury mogą być przechowywane także poza granicami Polski, ale trzeba zapewnić do nich dostęp za pomocą internetu, tak by w razie kontroli umożliwić łatwy wgląd do dokumentów.

Podsumowanie

E-faktura znacznie usprawnia pracę, pozwala na duże oszczędności czasu, który możemy przeznaczyć na rozwijanie firmy. Ma wielu zwolenników, chociaż część osób mniej biegłych w obsłudze komputera nadal woli tradycyjną formę tego dokumentu. Dodatkowo faktura elektronicznie może korzystnie wpłynąć na wizerunek waszej firmy, ponieważ eko podejście jest teraz w modzie. Jeżeli jeszcze nie korzystasz z e-faktury to koniecznie przekonaj się na własnej skórze o jej zaletach.

Karolina

Leave a Comment